AVG / Privacybeleid

Privacy beleid Scouting Wielewaal

Scouting Wielewaal Eindhoven verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.  

Privacy statement  

In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van je persoonsgegevens door Scouting Wielewaal via het ledenadministratiesysteem SOL van Scouting Nederland (hierna SOL). Het privacy statement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.  

Lidmaatschapsregistratie  

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een inschrijfformulier dat is te vinden op www.wielewaalgroep.nl/Inschrijven.  Het ingevulde formulier wordt ingeleverd bij het leidingteam. De ontvanger controleert het formulier op volledigheid en levert het formulier aan bij de gegevensbeheerder. Het formulier wordt centraal opgeslagen en blijft in het bezit van de gegevensbeheerder, een kopie van pagina 1 van het formulier komt als PDF in het bezit van het leidingteam. De gegevensbeheerder registreert het lidmaatschap in SOL. Voor SOL zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy.  

Financiële gegevens  

Om de financiële administratie te voeren kunnen leden een doorlopende SEPA machtiging afgeven, pagina 2 van het inschrijfformulier. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard door de gegevensbeheerder. De gegevens die benodigd zijn voor de financiële administratie worden geregistreerd in SOL. De penningmeester en voorzitter van scouting Wielewaal hebben inzicht in de financiële gegevens. Ten behoeve van de financiële administratie wordt deze gevoerd in Nocore Boekhouding, waarin geen persoonsgegevens gebruikt worden. 

Gezondheidsformulieren  

Scouting Wielewaal hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts of ziekenhuis te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier/-vragenlijst die elk seizoen wordt ingevuld / herzien en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde gezondheidsformulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten kast en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt na beëindiging van het lidmaatschap vernietigd. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.  

Op www.wielewaalgroep.nl/Gezondheidsformulier zijn gezondheidsformulieren te vinden die kunnen worden gebruik om de informatie aan te leveren en/of te updaten bij de (bege)leiding.  

Ledenlijsten en registratie activiteiten  

Iedere speltak heeft in Office365 een sharepoint site waarin lijsten met namen, telefoonnummers en (email)adressen van leden en ouders kunnen worden bijgehouden. Alleen (bege)leiding van de eigen speltak en de gegevensbeheerder van Scouting Wielewaal heeft toegang tot deze sharepoint site.   

Ten behoeve van de statistieken worden in het sharepoint per speltak tevens aanwezigheidsformulieren van de opkomsten gebruikt en vastgelegd. 

Vanuit office 365 heeft de speltak leiding ook de mogelijkheid om leden een nieuwsbrief te sturen met belangrijke informatie betreffende opkomsten of kampen.  

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een digitaal inschrijfformulier beschikbaar op www.wielewaalgroep.nl. Het is daarbij ook de verantwoordelijkheid van de ouders/verzorgers de juiste gegevens inzake allergieën te verstrekken. De organisatie van de activiteit beschikt dan over die informatie en verstrekt geen specifieke persoonsinformatie i.c.m. allergieën aan gedelegeerde organisaties als bijv. Kookstaf. Deze gegevens worden opgeslagen op een share van Antagonist.  Zie www.antagonist.nl/informatiebeveiligingsbeleid voor meer informatie. Binnen 3 weken na het verlopen van de activiteit worden de inschrijvingen verwijderd van de share van Antagonist. 

Voor specifieke activiteiten kan het zijn dat er Toestemmingsformulieren nodig zijn met een handtekening van beide ouders/verzorgers. Deze ingevulde en ondertekende formulieren worden vóór de activiteit door de (bege)leiding van de speltak bewaard in een gesloten kast. Toegang heeft alleen de eigen speltak (bege)leiding. Tijdens de activiteit worden de formulieren meegenomen en na afloop van de activiteit weer teruggegeven aan de ouders/verzorgers.    

Via office 365 wordt zoveel mogelijk gewerkt met e-mail adressen van Scouting Wielewaal. De gegevens worden in de mailbox op de webserver van office 365 bewaard. De privacy statement van office 365 is te vinden https://privacy.microsoft.com.  

Fysieke lijsten contactgegevens  

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. Bron van deze gegevens is de inschrijving van het lid en SOL. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het bestuur en het leidingteam van Scouting Wielewaal en worden in een afgesloten ruimte bewaard . De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.  

Beeldmateriaal  

Scouting Wielewaal maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Wielewaal en als herinnering. Het beeldmateriaal wordt beschikbaar gesteld via www.wielewaalgroep.nl bij o.a. de speltak van het lid. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. De gegeven toestemming is altijd in te trekken.  

Het beeldmateriaal voor De Wielewaalgroep en de speltakken wordt aan de website gelinkt via Google Foto. En incidenteel op social media. Bij social media worden de rechten van het beeldmateriaal overgedragen, maar de toestemming ook hier altijd worden ingetrokken. 

Zie Googleusercontent.com/media/privacy voor meer informatie. 

Wanneer beeldmateriaal van leden / leiding voor promotiedoeleinden, als in fysieke folders / flyers, wordt gebruikt wordt hier nog aanvullend om toestemming gevraagd.    

Communicatie  

Het privacy beleid van Scouting Wielewaal is terug te vinden via www.wielewaalgroep.nl/privacy.  

Leden en/of ouders maken mogelijk onderling gebruik van WhatsApp. Dit voor snellere onderlinge communicatie voor opkomsten of organisatie van spelonderdelen. In WhatsApp groepen zijn namen en telefoonnummers van de deelnemers onderling zichtbaar en wordt beeldmateriaal gedeeld.  

Het gebruiksreglement van WhatsApp vermeld een minimale leeftijd van 16 jaar. Leden worden alleen met toestemming toegevoegd aan de WhatsApp groep(en), maar kunnen op ieder gewenst moment de groep verlaten.

Datalekken  

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.  

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)  

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Wielewaal binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via de gegevensbeheerder (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen. 

Bijgewerkt: 25 mei 2020 (nav Groepsraad november 2019)